Faturação Eletrónica: O Que a Sua PME Tem de Fazer Até 2027

Se a sua empresa emite faturas em Portugal, as regras sobre o que conta como fatura eletrónica válida estão a apertar — e o período transitório que permitia enviar um PDF simples por email está a chegar ao fim. Em resumo: o PDF sem assinatura vai deixar de valer, as faturas eletrónicas estruturadas (formato CIUS-PT) vão-se generalizar, e a assinatura eletrónica qualificada passa a ser obrigatória para que um PDF continue a contar como fatura eletrónica.

Um aviso antes de tudo: estes prazos já foram adiados várias vezes. Portugal tem prorrogado o regime transitório do PDF de Orçamento do Estado em Orçamento do Estado. Este artigo reflete a situação à data de escrita (meados de 2026). Antes de gastar dinheiro ou mudar processos, confirme as datas em vigor junto da Autoridade Tributária (AT) e do seu contabilista certificado.

O que está realmente a mudar

Há três coisas diferentes a acontecer ao mesmo tempo, e é frequente confundi-las:

1. O fim do regime "PDF vale como fatura eletrónica". Desde 2020, um PDF simples enviado por email tem sido aceite como fatura eletrónica, a título transitório. Essa tolerância foi sendo prorrogada ano após ano. Quando terminar, um PDF só valerá como fatura eletrónica se tiver assinatura ou selo eletrónico qualificado — uma assinatura criptográfica emitida por um prestador de serviços de confiança certificado, não uma imagem digitalizada de uma assinatura manuscrita.

2. Faturação eletrónica estruturada para fornecedores do Estado (B2G). Quem fatura a entidades públicas — câmaras municipais, hospitais públicos, escolas, ministérios — é obrigado a emitir no formato CIUS-PT: um ficheiro XML estruturado, baseado na norma europeia EN 16931, entregue por um canal certificado, e não um PDF em anexo. As grandes empresas estão abrangidas desde 2021; para micro, pequenas e médias empresas a obrigação tem vindo a ser faseada, com sucessivos adiamentos.

3. O horizonte europeu (B2B). Com o pacote europeu "IVA na Era Digital" (ViDA), a faturação eletrónica estruturada e o reporte digital vão tornar-se a norma nas transações B2B transfronteiriças, e os Estados-membros ficam com margem para a impor no mercado interno. Portugal ainda não fixou uma data para o B2B doméstico, mas a direção é clara. Quem usar 2026–2027 para se preparar terá uma transição barata e sem drama. Quem ignorar terá uma transição cara.

PDF vs. fatura estruturada: a diferença que importa

Esta distinção é importante porque há fornecedores a vender soluções para os dois problemas — e não são intercambiáveis.

	PDF simples	PDF assinado	Fatura estruturada (CIUS-PT)
Legível por pessoas	Sim	Sim	Não diretamente (XML)
Legível por máquinas	Não	Não	Sim
Assinatura qualificada	Não	Sim	Assinatura ou transmissão certificada
Válida para faturar o Estado	Não	Não	Sim
Válida como fatura eletrónica B2B após a transição	Não	Sim (confirme as regras em vigor)	Sim

Um PDF assinado mantém-no legal na faturação B2B corrente. A fatura CIUS-PT é o que os clientes públicos exigem e para onde o mercado inteiro caminha — porque o software do cliente a consegue processar sem ninguém reescrever números à mão.

O que perguntar ao seu fornecedor de software certificado

Em Portugal, o software de faturação já tem de ser certificado pela AT (com ATCUD e código QR nas faturas), portanto a maioria das empresas já tem um fornecedor. A questão é saber se esse fornecedor está pronto para a fase seguinte. Pergunte, por escrito:

1. Já suportam emissão em CIUS-PT hoje? Não "está no roadmap" — hoje. Peça um XML de exemplo.
2. Como entregam faturas a entidades públicas? Por que plataforma ou ponto de acesso, e o que implica ativar um novo cliente público?
3. Aplicam assinatura ou selo eletrónico qualificado aos PDF? Com que prestador de confiança, e está incluído no meu plano ou é um extra pago?
4. E o arquivo? As faturas eletrónicas têm de ser conservadas com garantias de integridade e legibilidade durante o prazo legal (10 anos). Onde fica o arquivo, e consigo exportá-lo se mudar de fornecedor?
5. Quanto me custa a conformidade por ano? Exija o número. Há fornecedores que cobram por documento assinado; com volume, a conta cresce.

Se as respostas forem vagas, comece já a avaliar alternativas, com tempo. Migrar de software de faturação em pânico, em dezembro, é a receita para perder dias de faturação.

Checklist por dimensão de empresa

Trabalhadores independentes:

• Confirme que a sua ferramenta (ou a faturação gratuita no Portal das Finanças) cobre o seu caso quando o regime transitório terminar.
• Se envia PDF por email, saiba quando é que a ferramenta os passa a assinar — ou se compensa faturar por uma plataforma que trate disso.
• Fale com o contabilista uma vez este trimestre e crie um lembrete para reconfirmar na época do Orçamento do Estado (outubro–dezembro), porque é aí que os prazos mudam.

Pequenas empresas (2–20 pessoas):

• Tudo o de cima, mais: faça o inventário de todos os sistemas que criam faturas (POS, loja online, ERP, subscrições). Cada um precisa de um caminho de conformidade.
• Se fatura a qualquer entidade pública, trate o CIUS-PT como urgente, não como futuro — a obrigação B2G é a que já está em vigor para os maiores e a fasear para os restantes.
• Orçamente: na prática, €0–30/mês adicionais num SaaS de faturação moderno; mais, se precisar de integração à medida.

Empresas com sistemas à medida:

• Se o seu site, loja ou aplicação interna emite faturas por API (Moloni, InvoiceXpress, Vendus, KeyInvoice e semelhantes), verifique se a API suporta emissão estruturada e documentos assinados, e se a integração envia os campos certos — NIF do cliente, ATCUD, tipos de documento.
• Se a faturação depende de passos manuais, este é o momento de automatizar: a obrigação legal e o ganho de eficiência cabem no mesmo projeto.

As contas, sem rodeios

Para a maioria das PME, cumprir é barato: o software de faturação português anda entre €5–30/mês e os fornecedores sérios estão a incluir CIUS-PT e selos qualificados nos planos. O cenário caro é o à medida: se a sua loja online ou ferramenta interna emite faturas à sua maneira, a integração são tipicamente alguns dias de desenvolvimento — muito menos do que refazer tudo em cima do prazo. E se a mudança o levar a modernizar um sistema maior, verifique se o projeto é elegível para o Vale Digitalização — apoios até €20.000 com cofinanciamento de 75% (confirme as regras em vigor em portugal2030.pt).

E para repetir o único conselho deste artigo que não caduca: confirme os prazos em vigor junto da AT e do seu contabilista antes de agir. Já mudaram antes. Podem voltar a mudar. As empresas que se queimam não são as que se prepararam cedo — são as que apostaram na próxima prorrogação.

Se a sua faturação depende de um site, loja ou sistema à medida que precisa de ser atualizado, descreva-nos o que tem e enviamos uma estimativa em 24 horas.